Forberedelse til overgang til AutoVision

I skal allerede nu fortælle jeres ansatte, at der kommer til at ske forandringer og hvor det kommer til at ske. Eks. på værkstedet i indskrivningen, på lageret og i bogholderiet m.v.

Det er ultra vigtigt, at jeres medarbejdere på værkstedet, lageret, indskrivningen og ikke mindst bogholderiet ved, at der kommer et nyt system og der samtidig kommer nogle anderledes rutiner i systemet.

Dog skal det understreges, at selvom der er nye rutiner, og et andet udseende i AutoVision, så er Autovision lavet specifikt til, at drive autoforretninger. Og det har AutoVision gjort siden 1984.

Generelt for hele virksomheden

Info til medarbejdere

Forklar hver afdeling, hvad der kommer til at ske i forløbet. (Skemaer til udfyldelse, kursus og opstartsdage on-site) Vis dem gerne denne hjemmeside. Skru ned for antallet af bookinger på værkstedet i opstartsugen. Opret meget gerne en projekt-gruppe bestående af folk fra: Lager, Værksted, Bogholderi samt ledelsen. Således bliver overgangen forankret ud i alle kroge af virksomheden og alle ved, hvad der kommer til at ske. Det giver ro og forståelse. Sæt dem ind i datoerne som vi sender i køreplanen. Sæt gerne datoerne i jeres kalendre. OBS - Det er vigtigt at I selv tager back-up (flytte filer, links, m.v.) af fjernskrivebord, hvis I kører med dette! OBS - Det er vigtigt at finde ud af hvad der skal ske med jeres mail-konti på et tidligt tidspunkt.

Ledelsen

I er front-løberne. I skal søge for at jeres medarbejdere er informeret om den forandring der kommer med overgangen til AutoVision. I bør afholde projekt-gruppe møder med udvalgte medarbejdere, som har kompetencer og viden om DMS-systemer og forstår jeres dagligdag i et helhedsperspektiv. I kan ikke blot læne jer tilbage og forvente at vi klarer alt. Vi håndterer ikke jeres medarbejdere og tilpasser jeres processer "på gulvet". Vi står naturligvis klar med rådgivning og vejledning - INDEN - opstartsdagene. I boksene nedenfor har vi lavet nogle "spise-sedler" på, hvad man kan forberede sine medarbejdergrupper på. Det er blot forslag som kan bruges. Men vi ved, at hvis man IKKE gør noget, så er en succes svær at opnå.

Afdelinger der bør inddrages

Mekanikere

Mekanikerne skal vide, at de skal lære nyt system i opstartsugen. Find en eller flere Ambassadører for overgangen i værkstedsgruppen, som bliver inddraget i processen tidligt. Derfor skal der gerne være mindre aktivitet på værkstedet i opstartsugen.

Bogholdere

Bogholdere, regnskabsmedarbejdere og økonomi-folk skal på kursus i ugen op til overgangen. Der må ikke ændres eller tilføjes i kontoplanen efter vi har trukket data første gang. Hvis det er nødvendigt SKAL vi orienteres.

Værkførere

Værkførere bør indgå i projektgruppen, som nævnt ovenfor. Få inddraget nøgle-medarbejdere og gør vedkommende til Ambassadør for overgangen, eller giv ansvaret for at blive super-brugere i AutoVision til en eller flere værkførere.

Sælgere

Sælgere skal som udgangspunkt kun på kursus af en halv dags varighed i de meste basale funktioner i forbindelse med vognkøb og salg. I opstartsugen vil det oftest være en fordel, hvis sælgerne gør sig nyttige i bl.a. indskrivningen i forbindelse med indlevering/udlevering af nøgler og lejebiler osv.

Lager

Få inddraget nogle nøgle medarbejdere og gør dem til Ambassadører for overgangen, eller giv dem ansvaret for at blive super-brugere i AutoVision.

Pladeværksted

Find en eller flere Ambassadører for overgangen i plade-gruppen, som bliver inddraget i processen tidligt. Der skal gerne være mindre aktivtet på værkstedet i opstartsugen.