Debitor

Her finder du små vejledninger til det mest anvendte arbejdsgange inden for debitor håndtering, i AutoVision.

Debitor

I AutoVision hovedmenu:

  1. Vælg Debitor
  2. Væg Måneds/års kørsler
  3. Vælg K Debitor åbenpost udligning

 

I post udligning IMD29:

  1. Tryk F1 for at udligne de fakturaer der skal udlignes
  2. Tryk F3 afslut og gentag med næste debitor
  3. Gentag indtil der ikke er flere debitorer der kan udlignes.
  4. Programmet kan stoppes før tid med sF3 Stop program

 

Du kan nu køre automatisk debitor udligning.

I AutoVision hovedmenu:

  1. Klik på ”Ordre”.
  2. Klik på “Sygejournal/vend faktura”.

I Sygejournal/vend faktura:

  1. Fremsøg relevant faktura via reg.nr, faktura nummer eller ordrenummer.
  2. Marker fakturaen på listen.
  3. Klik på ”F12 Vis linjer”.

I Fakturalinjer:

  1. Klik på ”F11 Fakt.kopi”.
  2. Kontroller at der er flueben i ”Udskriv faktura/Send E-mail”.
  3. Vælg om der skal sendes via e-mail, printes en kopi eller begge dele.
  4. For EAN fakturaer, skal der være flueben i ”Send E-faktura”.
  5. For 1link fakturaer gensendes disse automatisk eller udførsel af punkt F herunder.
  6. Klik på ”F1 Godkend”.

 

Du kan nu udskrive og gensende fakturakopier og gensende dem via EAN eller 1link

I AutoVision Hovedmenu:

  1. Vælg Debitor
  2. Vælg Debitor-forespørgsel

 

I Debitor-forespørgsel:

  1. Indtast kontonummer
  2. Tryk enter og vælg datointerval (evt. brug default)
  3. Vælg F9 Udlign åbne
  4. Tryk F1 Udlign på de poster der skal udlignes
  5. Tryk F3 Afslut

 

Du kan nu udligne en debitor.

I Autovision hovedmenu:

  1. Klik på ”Debitor”.
  2. Klik på “Debitor-vedligeholdelse – IMD01”.

 

I Debitor-vedligeholdelse – IMD01:

  1. Klik på “F7 søgning” eller indtast kontonummer på den relevante debitor.
  2. Klik på ”F1 Ret/Opret”.
  3. Vælg fanen ”Diverse”:
  4. Fjern/sæt flueben i ”Ej øreafrund. i ordrereg.”
  5. Klik på ”F1 Ret/Opret” for at gemme.

 

Du kan nu sikre at ordre ikke bliver eller bliver øreafrundet, til en specifik kunde/debitor.

Debitor-vedligeholdelse – IMD01


I AutoVision hovedmenu:

  1. Vælg ”Debitor”.
  2. Vælg Debitor-vedligeholdelse.

 

I Debitor-vedligeholdelse:

  1. Indtast/fremsøg debitor nummeret på den debitor der ikke skal beholdes.
  2. Vælg F1 Ret/Opret.
  3. Vælg F12 Ret deb.nr.
  4. Indtast debitor nummer som skal beholdes.
  5. Vælg OK.
  6. Vælg Yes.

Al dokumentation, faktura, ordre etc, fra den uønskede debitor er nu slået sammen med den ønskede debitor.

 

Du kan nu fjerne debitor-dubletter og slå debitorer sammen.

I Autovision hovedmenu:

  1. Klik på ”Debitor”.
  2. Klik på ”Måneds/Års kørsler”.
  3. Klik på ”Dannelse af rykkerforslag - IMD12”.

 

I Dannelse af rykkerforslag – IMD12:

  1. Udfyld kriterierne for rykker forslaget.
  2. Klik på ”Godkend” eller brug F1 tasten.
  3. Rykkerforslag kan udskrives pr. debitor gruppe, kontoudtogsinterval eller blot standard = Alle.

 

I Autovision hovedmenu:

  1. Klik på ”Debitor”.
  2. Klik på ”Måneds/Års kørsler”.
  3. Klik på ”Korrektion af Rykkerforslag – IMD13”.

 

I Korrektion af rykkerforslag – IMD13:

  1. Debitorer der ikke skal modtage en rykker, skal markeres med ”N” i kolonnen ”OK”.

 

I ”Udskrift af rykkerbreve – IMD14”:

  1. Udfyld formularen som ønsket.
  2. Klik ”Godkend”, eller brug F1 tasten.

 

I AutoVision Hovedmenu:

  1. Klik på ”Spool”.

 

I Spool:

  1. Marker linjen med ”Rykkerforslag”.
  2. Klik på ”Udskriv”, eller brug F1 tasten.
  3. (E-mail rykkere bliver også kun sendt når der udskrives fra Spool)

 

Du kan nu generere og printe rykkere, som er klar til at blive sendt til kunderne!

Debitor-vedligeholdelse – IMD01

I AutoVision hovedmenu:

  1. Vælg ”Debitor”.
  2. Vælg “Debitor-vedligeholdelse – IMD01”.

 

I Debitor-vedligeholdelse:

  1. Indtast eller fremsøg det relevante debitornummer.
  2. Vælg fanen ”Diverse”.
  3. Vælg ”F1 Ret/Opret”.
  4. Sæt flueben i ”Ej miljøafgift i ordrereg.”. (Hvis relevant)
  5. Sæt flueben i ”Ej hjælpemat. I ordrereg.”. (Hvis relevant)
  6. Afslut med ”F1 Ret/Opret”.

 

Du kan fjerne miljøafgift, hjælpe-materialer m.m. fra en debitor.

Debitor-vedligeholdelse


I AutoVision Hovedmenu:

  1. Vælg ”Debitor”
  2. Vælg ”Debitor-vedligeholdelse”

 

I debitorvedligeholdelsen:

  1. Fremsøg debitor
  2. Klik ”F1” for at rette
  3. Klik på knappen ”Rabatprofil”

 

Fremsøg rabatprofil:

  1. Gå til feltet ”Rabatprofil” og klik ”F7”
  2. Vælg på listen den ønskede rabatprofil

 

Oprettelse af ny rabatprofil:

  1. Gå til fanen ”System”
  2. Klik på ”Debitor system”
  3. Klik på ”Rabatprofiler
  4. Udfyld de nødvendige felter
  5. Gennemfør step 3 for at påføre rabat

 

Der er nu påført en rabatprofil på den valgte debitor.

Debitorer som har været inaktive i 5 år, og poster som er ældre end 5 år, kan slettes ved at køre programmet KMA35.
Program findes under System  Sletning/arkivering  Sletning af posteringer – KMA35.

Der køres i hele år (Januar-December), så se bort fra indeværende år og regn 5 år baglæns. Dvs. 5 år plus indeværende år.

Det tager noget tid at køre programmet, og det anbefales at du starter den tidligt på dagen, så den ikke stopper ved nedlukning om aftenen.  (Den kan altid startes forfra, så fortsætter den blot der hvor den er nået til).
Listen findes i spool når den er færdig.  

Det anbefales at der køres en test først. Listen køres og kommer i spool. Der kan kontrolleres hvilke debitorer der vil blive slettet. 
Når listen er kontrolleret, kan den køres igen med J i stedet for T. 
Denne gang slettes debitorerne samt evt. deres posteringer. 
Man kan slette debitorer uden at slette poster. 
Man kan slette poster uden at slette debitorer.
Slettes der poster – slettes de også på AKTIVE debitorer, altså kunder som fortsat besøger jer. I dette tilfælde oprettes en post dom hedder ”Slettede debitorposter” på debitoren, så saldoen fortsat stemmer. 
Poster slettes kun hvis restbeløb = 0 kr.

Herunder ses programmet:

 

Ved Ja til slet debitor og J til slet krydsref.:

  • Debitorer der ikke har posteringer senere end ”slette datoen” vil blive slettet!
    • I dette tilfælde slettes tilhørende debitorposter også!
  • Debitoren slettes ikke hvis:
    • Debitor er til knyttet en servicekontrakt.
    • Debitor har saldo, eller har åbne poster med restbeløb.
    • Debitor er oprettet inden for X antal år (angivet i programmet under ”debitor uden poster slettes efter..”)
    • Debitor er bruger på en bil der har besøgsdato efter slettedatoen.
    • Debitor har en oprettet ordrer i en af afdelingerne.

 

  • Krydsreferencer der tilhører en debitor der slettes, bliver også slettet (Der slettes dog ikke i sygejournal)
  • Systemet laver selv en backup af debitor og debitor poster samt Krydsreferencen
  • Hvis man forsøger at køre det om dagen kan det knibe med at få taget denne kopi, i fald der er en som står og spærrer en debitor - og i det tilfælde vil sletningen ikke blive gennemført før debitor ikke er spærret længere.
    • Der vil i så fald være en advarsel på spool filen for sletningen

Hvis det ikke er alle debitorer der skal slettes, skal debitoren slettes manuelt.

  • I Debitorvedligeholdelse IMD01; Find den debitor der skal slettes, tryk F1 for at aktivere debitoren, tryk F2 for at slette, tryk J for at slette. Gentag med resten.