Finans vejledning

Finans vejledning

Firmaer - 9.1.9.1

I dette program oprettes og ajourføres de firmaer, der skal benyttes i systemet.

Firma

Et 5-cifret nummer (2-99999).

Titel, Navn m.v.

Udfyldes med de relevante oplysninger.

Telefon

Udfyldes med de relevante oplysninger.

eMail1+2

Udfyldes med de relevante oplysninger.

Cvr-nr.

Udfyldes med de relevante oplysninger.

PBS-nr.

Udfyldes med de relevante oplysninger.

FI-Kreditor

Udfyldes med de relevante oplysninger.

Bank reg/kto

Udfyldes med de relevante oplysninger.

Indv. periode

 

 

 

 

 

 

I feltet indeværende periode angives den sidste periode i firmaets regnskabsår – alternativt angives den aktuelle måned i regnskabsåret -
eksempelvis:
Hvis aktuel måned er oktober og regnskabsåret følger kalenderåret:                                      Indv. periode = 10

Hvis aktuel måned er oktober og regnskabsåret løber fra juli til juni:                                       Indv. periode = 04

Bilagsserie fra firma

Her angives eventuelt nummeret på det firma, hvorfra bilagsnummerering skal hentes, såfremt firmaet ikke kører med egen bilagsnummerering

Start måned år

Her angives startmåned og -år for firmaet - set i forhold til kalenderåret.

Eksempel:
Hvis regnskabsåret er 2019 og følger kalenderåret:
Start per/år = 01/19

Eksempel:
Hvis regnskabsåret er 2019 og løber fra juli 2019 til juni 2020:
Start per/år = 07/19

Slut måned år

Her angives slutmåned og -år for firmaet - set i forhold til kalenderåret.

Eksempel:
Hvis regnskabsåret er 2019 og følger kalenderåret:
Slut per/år = 12/19

Eksempel:
Hvis regnskabsåret er 2019 og løber fra juli 2019 til juni 2020:
Slut per/år = 06/20

År

De to sidste cifre i det aktuelle regnskabsår

Regnskab

Uddybende tekst for regnskabet

Periodeantal

Angives med 1-18. Vær opmærksom på, at det periodeantal, der angives her, skal være deleligt med det periodeantal, der er mellem start per/år og slut per/år.

Perioder lukket

Her kan angives antal perioder, der er lukket i regnskabet, således at bogføring ikke kan finde sted

Sidste faktura

Nummeret på den sidst udskrevne faktura

Sidste bilag

Det sidst automatisk benyttede bilagsnummer

Indgående moms

Kontonummeret på konto for indgående moms fra firmaets kontoplan

Udgående moms

Kontonummeret på konto for udgående moms fra firmaets kontoplan

Betalinger

Såfremt Betalingsmodulet haves, angives her kontonummeret på den konto, hvorfra betalinger skal udføres

Årsafslutning

Kontonummeret på årsafslutningskontoen fra firmaets kontoplan

Tilsvar

Kontonummeret på tilsvarskontoen fra firma 1s kontoplan. Skal kun udfyldes for firma 0

Udlæg

Kontonummeret på udlægskontoen fra firma 1s kontoplan. Skal kun udfyldes for firma 0

 

Momsfradrag

 

Fradrag %

Ud for momssats 1 SKAL angives 100, idet dette felt refererer til den gældende moms i Danmark på 25% - se i øvrigt under Momssatser - 9.1.9.7.
Ud for momssatserne 2-9 angives den procentsats, der skal afviges med i forhold til satsen i momssats 1.

Konto

Såfremt det beløb, der ikke er fradragsberettiget, skal bogføres på en anden konto end selve omkostningskontoen, angives kontonummeret her.

Moms konto

Såfremt momsbeløbet skal bogføres på en anden konto end den under Konto moms-I anførte, angives kontonummeret her.

Nyt fradrag %

Såfremt satsen ændres, angives her den nye sats.

Pr. dato

Her angives startdatoen for den ændrede/nye sats.

 

Fanen Attestation

 

 

Beløbsgrænse

Her indsættes beløbsgrænsen for den aktuelle attestationsregel.

Godkendelses regel

Her indsættes koderne for, hvem der kan godkende op til beløbsgrænsen. Se nærmere om koder under [F1].

Kontoplaner - 9.1.9.2

I dette program oprettes og vedligeholdes kontoplaner til de firmaer, der har selvstændigt regnskab.

Alle firmaer har efter oprettelsen en tom kontoplan for indeværende regnskabsår. For at redigere i kontoplanen benyttes funktionen Opret linje, eller også vælges at kopiere en eksisterende kontoplan med funktionen Kopier.

Konto

Kontonummeret kan være på 1-7 cifre og er en entydig nøgle til identifikation af kontoen. Nummeret bruges ikke til opstilling af regnskabet - her anvendes alene kontogrupperne - men det er alligevel en god idé at anvende en logisk opbygning af sin kontoplan. Kontoplanen vises altid i kontonummerorden.

Gruppe 1

Gruppetal 1 er kontoens primære regnskabsmæssige placering. Udover at styre kontoens placering i regnskabsopstillinger, gælder følgende:

001 - 499           Indeholder driftskonti, som nulstilles ved årsafslutning

500 - 999           Indeholder statuskonti, som i forbindelse med års-afslutning kan få udgående saldo overført som indgående saldo i nyt regnskabsår.

Gruppe 2

Gruppetal 2 er kontoens sekundære placering i regnskabsopstillinger.

Navn

Kontoens navn på max. 30 karakterer.

Kontotype

Typen benyttes til at knytte specielle funktioner til en konto.

Der kan p.t. vælges følgende typer:

00/01                  Normal konto (ingen specielle funktioner)

60                        Kreditorsamlekonto. Udløser betalingsoverførsel, hvis bruger har dette tilkøbsmodul.

81                        Ejendomspostering vedrørende udvendig vedligeholdelse. Hensættelse er kredit- og anvendelse er debetpostering. Typen benyttes på konti for hensat/anvendt udvendig vedligeholdelse.

82                        Lejemålspostering vedrørende indvendig vedligeholdelse. Hensættelse er kredit- og anvendelse er debetpostering. Typen benyttes på konti for hensat/anvendt indvendig vedligeholdelse.

83                        Beboerpostering vedrørende leje, varme, depositum m.v. Typen benyttes på leje/restancekontoen.

0                      Åbningspostering. Under bilagstekst kan man indtaste 99 og bilagsteksten og bilagstypen vil være markæret med lyserød farve. Det kan ikke bogføres en åbningspost på driftskonti, bilagstypen sættes til 1 (normal postering).  Åbningspostering er kun tillad med dato primo år.

 

Der valideres ikke ved indtastning, hvorfor det er brugers ansvar, at typen er korrekt angivet.

Momstype

Her angives U for udgående og I for indgående moms. Såfremt kontoen ikke er momsbehæftet, trykkes [mellemrum] i feltet.

Sats

Her angives med et tal fra 1-9, hvilken momssats, der skal benyttes.

Udskrift af kontoplanen kan foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter - 9.1.8 - se side 18.

Kopier

Dette program anvendes til at kopiere en kontoplan fra ét firma til et andet.

 

Kopier fra
Firmanummer

Her indtastes nummeret på det firma, kontoplanen skal kopieres fra.

Regnskabsår

Her indtastes regnskabsåret på den kontoplan, der skal kopieres.

Kopier til
Firmanummer

Her indtastes nummeret på det firma, der skal modtage kontoplanen.

Regnskabsår

Her indtastes det regnskabsår, kontoplanen skal gælde for.

Standard bilagstekster - 9.1.9.8

I dette program oprettes de bilagstekster, der anvendes i bogføringen. Brugen af standard bilagstekster har to formål:

  • At lette tekstningen af ofte anvendte posteringstyper
  • At knytte specielle opdateringsfunktioner til en given postering

 

Nr.

Et entydigt nummer på maksimalt 3 cifre (1-999) til identifikation af teksten

Tekst

Standardtekst på maksimalt 30 tegn

Type

En 2-cifret type, der har forskellig betydning for, hvorledes posteringen opdateres:

00      FIN                  Åbningspostering – opdaterer indgående saldo på kontoen

01      FIN                  Normalpostering – opdaterer kontoen i den aktuelle periode

30      DEB                 Udligningspostering – til udligning af fakturaer fra Debitormodulet

Modulbetegnelsen angiver, hvilket special modul, der anvender posteringer af denne type. Hvis det ikke har nogen betydning, kan du blot skrive FIN, da systemet forlanger, at feltet skal udfyldes.

 

Funktioner

Registrering/Opdatering - 9.1.1.1

I dette program registreres samtlige bogføringsposteringer til alle firmaer.

Der kan vælges mellem følgende funktioner:

Åben kladde, Opdater kladde, Slet kladde, Print, Genudskriv, Efterpostering og eXit

Åben kladde

Kladde

Angiv nummeret (1-40) på den finanskladde, der skal benyttes. [F2] giver en oversigt over samtlige kladder – se særlig funktion ved angivelse af firma 0 i afsnittet Faktura/Scan.

Balance denne kladde

Viser kladdens aktuelle balance.

Firma

Indtastes.
[F2] giver en oversigt over oprettede firmaer.

Dato

Indtastes. [Enter] = sidst anvendte/indtastede dato.

Bilag

[Enter] giver sidst benyttede bilagsnummer. [0]+[Enter] giver næste bilagsnummer i serien.

Konto

Kontonummer indtastes. [F2] giver en oversigt over firmaets kontoplan.

Bilagstekst

Her indtastes bilagsteksten, med mindre standard bilagsteksterne benyttes, eller der registreres på en konto med kontotyperne 60/81/82/83 - se nærmere herom under Central bogføring nedenfor.

[F2] giver en oversigt over oprettede bilagstekster med tilhørende typer

Bilagstype

Viser bilagstypen på posteringen

Beløb

Her indtastes beløbet, der skal registreres. Såfremt beløbet er et kreditbeløb, skal beløbet indtastes med – (minus) før eller efter beløbet

[Enter] i feltet vil modpostere det aktuelle balancebeløb for kladden

Moms

Såfremt den konto, der posteres på, er momsbelagt, vil der i feltet være angivet den momssats (1-9), der er tilknyttet kontoen via kontoplanen. Skal momssatsen ændres, tastes tallet på den momssats, der i registreringsøjeblikket skal benyttes. Skal eventuel moms undertrykkes, tastes 0.

B

Angivet med x, hvis der er elektronisk bilag tilknyttet

S

Angivet med x, hvis det er en specialpostering (der eksempelvis påvirker beboer, kreditor m.v.)

Bogføringsår

Viser året for posteringen

Periode

Viser perioden for posteringen

Bogført af

Viser initialerne på den medarbejder, der har registreret posteringen

Firmanavn

Navnet på firmaet

Sagstype

Gælder kun advokatbogholderiet

Inkl. moms på

Viser det eventuelle fulde momsbeløb for posteringen

Indeværende år

Viser indeværende år for regnskabet

Indev. periode

Viser indeværende periode for regnskabet

Kontotype

Viser specialtypen på kontoen, såfremt den er angivet

Kontonavn

Viser navnet på den konto, der er registreret på

Saldo denne konto/sag

Viser den aktuelle saldo – inklusive ikke opdaterede posteringer i samtlige kladder

Ej fradragsb. moms

Viser det eventuelle momsbeløb, der ikke er fradragsberettiget

Saldo

Viser den aktuelle saldo på kontoen - inklusive registrerede men endnu ikke opdaterede posteringer.

 

Central bogføring

Eksempel på pop-up billede i forbindelse med registrering på konto med kontotype 83 (beboerpostering):

Eksempel på pop-up billede i forbindelse med registrering på konto med kontotype 60 (kreditorpostering):

Opdater kladde

Opdaterer den valgte kladde. Opdatering kan kun finde sted, såfremt balancen i kladden er 0.

Slet kladde

Sletter den valgte kladde.

Print

Udskriver den valgte kladde. Af kladden fremgår posteringsår og -periode, kontonummer, dato, bilagsnummer og -tekst, beløb, opdateringstype samt eventuel angivelse af U/I-moms og sats.

Genudskriv

Genudskriver tidligere bogføringsjournaler efter indtastning af firma, bogførings år samt journalens løbenummer.

Efterpostering

Denne funktion er identisk med funktionen ’Åben kladde’ og kan med fordel benyttes, såfremt der skal registreres efterposteringer i det afsluttede regnskabsår, da man i så tilfælde ikke vil blive advaret om, at der bogføres uden for indeværende regnskabsår.

Faktura/Scan (ekstramodul)

Programmet anvendes til indlæsning af modtagen fakturering fra eMail og scanning.

Funktionen fremkaldes ved, at der i firmanummer tastes [0](nul), hvorefter følgende skærmbillede åbnes:

 

Indlæs

Fakturaer, der ikke tidligere har været indlæst, indlæses fra eMail.

Ubehandlede

Ubehandlede omfatter fakturaer, indlæst via eMail/Robot (ekstramodul) og fakturaer, der endnu ikke er tildelt nogen medarbejder.

[Enter] viser den valgte faktura i PDF-format. Skift mellem bilag og bogføring med [Alt]+[Tab]. Når bilaget er færdigkonteret, trykkes [0] i firma, og programmet er parat til næste bilag.

Tildelt mig

Indlæser de fakturaer, der er tildelt den enkelte medarbejder til viderebehandling og åbner for samme funktioner, som nævnt under Ubehandlede. Hver gang Tildelt mig vælges, tjekkes medarbejderens mappe for nye bilag.

Medarbejder

Funktionen benyttes til indtastning af initialer på den medarbejder, der skal viderebehandle fakturaen.

Indlæs fra Robot

Fungerer på samme måde som Indlæs

 

Kontokort - 9.1.2

Her vises finanskontokort - sorteret efter kontonummer, periode og dato.

Desuden kan gruppekort vises – sorteret efter gruppe, dato og konto.

Endelig kan der foretages søgning på bilag.

Udskrift at kontokort foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

Saldobalancer - 9.1.3

I dette program kan saldobalance for et hvilket som helst firma vises inden for det angivne regnskabsår og periodevalg. Der kan bladres/hoppes i saldobalancen med funktionerne PageUp og PageDown.

Derudover findes funktionen Vis udtog, der slår op på kontoudtoget for den valgte konto indenfor det periodevalg, der er angivet for saldobalancen.

Udskrift af saldobalance foretages via Ctrl+p eller under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

 

 

Regnskaber - 9.1.4

Rapportnavn

Her angives navnet på den rapport, der ønskes benyttet.

Firma

Nummer indtastes. [Enter] i begge sider vælger firma 1.

Regnskabsår

Indtastes eller accepteres med [Enter].

Kontogruppe

Indtastes. [Enter] i begge sider vælger alle grupper.

Kontonummer

Indtastes. [Enter] i begge sider vælger alle kontonumre.

Periode

Indtastes. [Enter] i begge sider vælger fra periode 0 til indeværende periode.

Gruppetal

Her angives, om rapporten skal udskrives efter gruppetal 1 eller 2.

Opstilling

Der kan vælges mellem følgende opstillingstyper:

·         Primo, Bevægelse, Ultimo

·         Bevægelse, Ultimo, Budget, Restbudget

·         Ultimo, Budget, Afvigelse

·         Bevægelse, Ultimo, Årsbudget, Opnået i %

·         Ultimo, Sidste år, Budget, Afvigelse

·         Som type 4, men i blanketversion

·         Ultimo, Sidste år, Budget, Næste år

Sammendrag

Der kan vælges mellem følgende:

N                          Nej, udskrives i fuld form

G                          Udskrives summeret på grupper

K                          Udskrives i koncernsammendrag

Med budget

Her angives, om eventuelt budget skal medtages

Overskrifter

Her angives, om faste overskrifter på rapporten ønskes medtaget

Konti uden poster

Angiv, om konti uden posteringer i perioden, skal medtages

 

I øvrigt kan udskrift foretages under Udskrifter – 9.1.8 – se side 18.

 

Års- og periodeafslutning - 9.1.7

Programmet bruges bl.a. til afslutning af regnskabsperiode og -år i de juridiske regnskaber, som Finansmodulet indeholder.

Hvis årsafslutning udføres uden fejl, vil der komme en boks op efterfulgt af en kvittering med oversigt over status konti.

Hvis simulering er valgt, vil kvittering viser at der blev kørt en simulering og kan køres en årsafslutning uden simulering.

Hvis efterpostering er valgt, kommer samme besked på skærm at ”Efterpostering -OK! Kvitteringlisten ligger nu i printarkivet” og kvittering med efterposteringer kommer op på en PDF dokument og ligger også i arkivet under 9.4.7.

 

Periodeskift

Perioden åbner en ny periode for ét regnskab. Der afsluttes ingen periode - uagtet betegnelsen - idet systemet arbejder med åbne perioder inden for samme regnskabsår.

 

 

Efterpostering

Bruges til at ajourføre åbningssaldoen i det nye regnskabsår i de situationer, hvor der er efterposteret i det afsluttede år, efter funktion årsAfslut har været benyttet.

Funktionen danner en eventuel korrektion til det overførte driftsresultat samt korrektioner til åbningssaldi på de statuskonti, hvor der er efterposteret. Posterne dannes direkte og opdatering af kladder er ikke nødvendig.

 

                                                         

årsAfslut

Ved denne funktion åbnes et nyt regnskabsår og samtlige perioder for det valgte firma. I forbindelse med denne funktion er det muligt at vælge en række betingelser i forbindelse med afslutningen. Disse fremgår af ledeteksterne på skærmen.

Det afsluttede regnskabsår er fortsat åbent for bogføring efter de regler for efterpostering, som findes - se nærmere herom i [F1].

 

Udskrifter - 9.1.8

I dette program kan foretages udskrift af følgende:

  1. Kontoplaner
  2. Kontokort
  3. Saldobalancer
  4. Rapporter
  5. Drifts-/Statusregnskaber
  6. Budgetrapport

Øvrige stamoplysninger/funktioner

Rapporter - 9.1.9.4

Dette program anvendes til at opbygge den regnskabsmæssige opstilling af kontoplanen. Der kan alene vælges udskrift for én rapport ad gangen. Udskriften rummer kun den rene rapport og er således ikke opstillet som et egentligt regnskab. Se nærmere herom under Regnskaber - 9.1.4 - side 15.

Rapport

Alle rapporter identificeres med et entydigt navn. Navnet kan maksimalt være på 10 tegn og må ikke indeholde blanktegn, ”/” eller andre specialtegn.

Gruppe

Her angives et gruppenummer (001-999) alt efter, hvor i kontoplanen den efterfølgende type og tekst skal placeres.

Type

Hver type kan kun benyttes én gang under samme gruppenummer.

00                        Indsætter teksten med foranstående sideskift og to blanke linjer

01                        Indsætter teksten med foranstående blank linje

02-09                  Indsætter teksten

11-29                  Er totaler og subtotaler

Tekst

Valgfri tekst på max. 30 karakterer.

 

En rapport er ikke knyttet fast til et givet firma. Der kan sagtens laves generelle rapporter, som benyttes til mange forskellige firmaer. Husk blot at vælge ”neutrale” overskrifter og tekster i sådanne tilfælde, hvor én rapport skal benyttes af flere firmaer.

Mellemregningskonti - 9.1.9.5

Programmet benyttes til at definere, hvilke konti der anvendes til automatisk mellemregning mellem økonomisk forbundne selskaber.

 

Moderselskab

Her indtastes nummeret på det firma, der skal være moderselskab.

Datterselskab

Her indtastes nummeret på det firma, der skal være datterselskab.

Mellemregning (M)

Her indtastes nummeret på mellemregningskontoen i moderselskabet.

Mellemregning (D)

Her indtastes nummeret på mellemregningskontoen i datterselskabet.

Momssatser - 9.1.9.7

Programmet benyttes til ajourføring og vedligeholdelse af momssatser. Der kan oprettes op til 9 forskellige momssatser. Momssats 1 er altid den gældende momssats.

Momssats

Angiv den gældende momssats.

Ny momssats

Angiv den ny momssats.

Gældende fra

Angiv ikrafttrædelses dato for ny momssats.

 

 

PDF - Vejledning til Finans